Externe post binnenland

Alles over het versturen van post binnen Nederland

Algemene aanwijzingen

Post die wordt aangeboden aan postvervoerders ter verzending wordt afgerekend op gewicht. Hoe zwaarder een poststuk, hoe meer er voor betaald moet worden. Probeer dus uw post zo licht mogelijk te houden:

  • Kopieer documenten dubbelzijdig;
  • gebruik bijvoorbeeld „aircraft" en geen „jiffy" enveloppen;
  • gebruik lichtere papiersoorten;
  • gebruik enveloppen die aansluiten bij de inhoud: te grote enveloppen zijn niet alleen duurder bij de verzending, ook kan de inhoud beschadigen bij de verwerking.

Post & Transport verzendt de post op basis van doorbelasting van kosten. Wij kunnen dus alleen post verzenden die afkomstig is van een van onze klanten. Enveloppen zonder afzendergegevens en barcode kunnen wij dan ook niet frankeren. Wij proberen de afzender te achterhalen, maar mocht dat niet lukken, dan bieden wij die post ongefrankeerd aan bij PostNL. Vermeld daarom altijd een (universitair)afzenderadres linksboven op uw poststukken en voorzie de zending van een barcode van uw afdeling.
Voor het correct verwerken van een postzending is het belangrijk dat u zich houdt aan bepaalde zaken:
  • Afzenderadres wordt bij voorkeur linksboven op een zending gezet. Eventueel mag het afzenderadres ook achterop de zending.
  • Bij aangetekende zending en koeriersstukken, vermeld “aangetekend” of “koerierszending” boven het adres van de geadresseerde met inbegrip van een witregel afstand (0,5cm)
  • Voorzie de melding “aangetekend” of “koerierszending” van highlighting door gebruik van een markeerstift
  • Het bestemmingsadres moet in het midden van de envelop staan. Houd 1,5 cm afstand van de onderkant en de beide zijkanten. Heeft u bijvoorbeeld veel tekst, gebruik dan meer kortere regels naar beneden in plaats lange regels naar rechts. 
  • Indien uw afzendadres linksboven aan de voorkant van de enveloppe is genoteerd, spring dan het adres van de geadresseerde in voorbij het einde van de meest rechte tekst van uw afzendadres. Heeft u hier vragen over, bel dan Post & Transport op 071 527 3209. 
  • Let op: de rechter bovenhoek moet altijd vrijgehouden worden. Dus op deze plaats geen stickers, stempels, tekst etc. Met uitzondering van het juiste port-betaald logo van de postverzender.

Enveloppen die retour zijn gezonden door PostNL mogen niet meer worden gebruikt. Verpak de zending in een nieuwe envelop.

De verwerking van de post geschiedt zowel bij P&T als bij PostNL machinaal. De postverwerkingsmachines kunnen veel aan, maar bij nietjes, paperclips en andere harde objecten in gewone enveloppen raken ze van slag en kunnen ze uw poststuk beschadigen. Wees spaarzaam in het gebruik van nietjes en paperclips en gebruik bij harde objecten liever gewatteerde enveloppen.


Reclamestempel op de post

De meeste post van de Universiteit Leiden wordt gefrankeerd met een frankeermachine. In die machine kan een reclamestempel worden aangebracht, waarmee je een bepaalde boodschap op de post kunt stempelen. Te denken valt aan de aankondiging van een jubileum, lustrum of een bepaalde activiteit. Zo wordt iedereen die post ontvangt van de Universiteit Leiden op de hoogte gebracht. In het verleden is de reclamestempel gebruikt om 400 jaar Hortus Botanicus te vieren en bij het lustrum van 2000.
Als u op deze wijze reclame wilt maken voor uw activiteit kunt u contact opnemen met P & T om te informeren naar de mogelijkheden en kosten. Het gebruik van een reclamestempel moet wel worden goedgekeurd door het College van Bestuur.

Adressering

De kwaliteit van de adressering is van groot belang voor een goede sortering bij PostNL. De adressen dienen duidelijk en overzichtelijk te zijn en alle gegevens te bevatten om de postzending op de plaats van bestemming te krijgen.
Gebruik bij voorkeur de standaardvorm voor het adres. Een Nederlands postadres ziet er als volgt uit:

  • De onderste regel wordt gevormd door de postcode en de plaatsnaam. Een postcode bestaat uit vier cijfers en twee hoofdletters, gescheiden van elkaar door een spatie. Postcode en plaatsnaam zijn van elkaar gescheiden door twee spaties. De plaatsnaam is in hoofdletters.
  • De regel daarboven bestaat uit de straatnaam/postbus en straat- of postbusnummer.
  • Daarboven worden alle andere adresgegevens vermeld.

Voorbeeld:

Naam Organisatie 
Afdeling
Subafdeling
Contactpersoon
Postbusnummer 12345 OF Straatnaam + huisnummer
Postcode* PLAATSNAAM
(*let op: een postbus heeft andere postcode dan de postcode die verbonden is aan een straatadres) 

Naast de standaardvorm is er nog een aantal andere voorschriften die verwerking van de post makkelijker maken:
  • Gebruik altijd een postcode. Stukken zonder postcode zijn langer onderweg. U kunt via deze pagina postcodes opzoeken.
  • Gebruik een getypt of geprint adres.
  • Gebruik niet-cursieve letters.
  • Schrijft u een adres met de hand, gebruik dan bij voorkeur duidelijke blokletters.
  • Geen onderstrepingen gebruiken.
  • Vermeld bij post aan grote organisaties een afdeling of een afdelingscode.

Briefpost

Dit is uw dagelijkse correspondentie.
De volgende voorwaarden gelden:

  • Minimum formaat 14 x 9 cm; maximum formaat 38 x 26,5 x 3,2 cm. Grotere of zware brieven worden verzonden als pakketten. 
  • Er is geen tariefsverschil meer tussen brieven en drukwerken. U hoeft ook geen „drukwerk" meer aan te geven op de envelop.
  • Kaarten dienen gemaakt te zijn van papier met een gewicht vanaf 170 g/m2.
  • Briefpost kan worden verstuurd met aanvullende diensten, zoals „aangetekend" of „per koerier" .

Pakketten

Dit is alle grote en zware post.
De volgende voorwaarden gelden:

  • Maximum gewicht 30 kg. Zwaardere zendingen kunnen ook verzonden worden, maar alleen op aanvraag. Doet u geen aanvraag en is uw zending zwaarder dan 30 kg, dan kan Post & Transport uw zending niet in behandeling nemen.
  • Maximum formaat 140 x 78 x 58 cm.
  • U kunt u pakketten met aanvullende diensten versturen, zoals „aangetekend" (tot 10 kg).

Partijenpost/mailingen

Dit is identieke drukwerk of brievenpost die in grote aantallen tegelijkertijd wordt verstuurd. Post & Transport kan u helpen uw mailing verzendklaar te maken. Ze beschikt over apparatuur om mailingen te adresseren en in enveloppen te steken. De volgende algemene voorwaarden gelden: 

  • Het aantal zendingen moet minimaal 250 stuks zijn. Hierbij is de standaard verzendwijze 48-72 uurs, maar in overleg kunt u uw mailing ook per 24-uurs post verzenden. 
  • Bij grotere zendingen kunt u gebruikmaken van nog lagere tarieven tegen een overkomstduur van 72-120 uur. Informeer bij voor de mogelijkheden. 
  • De zending moet in één keer verzonden worden; een mailing die in gedeeltes wordt verzonden komt niet in aanmerking voor het partijenposttarief.
  • Mailingen apart van de rest van de correspondentie aanbieden. Als de post gemengd is, is herkenning van de mailing moeilijk, en kan het voorkomen dat de mailing niet als partijenpost wordt verzonden.
  • Mailingen worden bij voorkeur op volgorde van postcode aangeleverd. Vaak is het mogelijk om gecomputeriseerde adressenbestanden op deze wijze te sorteren.

Voor magazines (in folie) zonder enveloppen gelden de volgende voorwaarden:

  • Mailingen die zonder envelop worden verstuurd, zoals tijdschriften of flyers, moeten worden voorzien van het port betaald-symbool (voor nationaal en internationaal gebruik) van PostNL. Dit is vooral van toepassing als de omslag van het magazine van glad papier is, omdat de stempelinkt niet hecht op glad papier. In overleg met u kan de drukker dit logo direct meedrukken op de voorkant van het magazine. Het ontwerp van het port betaald symbool ligt tegenwoordig vast. U kunt de port betaald symbolen downloaden vanaf de downloadpagina van PostNL.
    Let op: Indien u uw mailing via . SANDD gaat , kunt u het SANDD logo alleen laten aanbrengen wanneer u uw adressen bestand op voorhand heeft gecommuniceerd met SANDD omdat SANDD voor elk adres een extra tekstregel moet toevoegen aan uw adressen om de verzendingen af te leveren in Nederland. Zonder deze tekstregel kan uw mailing niet in behandeling worden genomen door SANDD en zal het port-betaald logo weer ongedaan moeten worden gemaakt en voorzien van een PostNL logo.
    Wilt u weten hoe dit in zijn werk gaat, neem dan op met Post & Transport.
  • Plak het magazine dicht met een sticker, en gebruik geen nietjes.
  • Als een adressticker wordt gebruikt om het magazine dicht te plakken, dan moet het adres wel leesbaar blijven aan één kant van het magazine.
  • Plak adresstickers steeds op dezelfde plaats.

Over het algemeen zullen de medewerkers van Post & Transport eventuele mailingen automatisch herkennen en direct verwerken mits u de mailing apart van de rest van de correspondentie aanbiedt.

Post die zonder frankering kan worden verstuurd

Bepaalde post kan zonder verdere frankering van de universiteit verstuurd worden. Er bestaan vier soorten:

  • Post naar een antwoordnummer. De portokosten voor deze post worden dan betaald door de ontvanger. U mag wel frankeren, maar het is niet nodig.
  • Doorzendpost. Dit is post voor personen die inmiddels verhuisd zijn. Deze post kan met de bestaande frankering worden doorgestuurd, mits de envelop niet is opengemaakt. Streep de incorrecte adresgegevens door en schrijf het correcte adres ernaast. Een sticker met het correcte adres over de incorrecte gegevens heenplakken is ook toegestaan. Wilt u post uit Nederland doorzenden naar het buitenland, dan is bijfrankering tot het buitenlandtarief noodzakelijk. Niet-priority post uit het buitenland die per priority wordt doorgezonden naar het buitenland, dient te worden bijgefrankeerd tot het prioritytarief.
  • Retourpost. Dit is post die om bepaalde redenen retour afzender wordt gezonden. Dit is mogelijk met de bestaande frankering, mits de envelop niet is opengemaakt. Zet twee dikke strepen door het adres (maar maak het adres niet onleesbaar), en vermeld „retour afzender" met de reden van terugzending (bijvoorbeeld: „vertrokken" of „onbekend"). Bij retourzendingen naar het buitenland worden deze mededelingen bij voorkeur in de Franse taal, of een andere taal die in het land van bestemming begrepen wordt, gesteld.

Overkomstduur

Binnen Nederland is de overkomstduur  afhankelijk van het postproduct. Buiten de standaard overkomstduur van 48-72 uur is er de mogelijkheid om op aanvraag andere producten af te nemen. Zo kunt u denken aan 24 uurspost en aangetekende post (hiervan is de overkomstduur 2 werkdagen).

Echter niet alle post wordt de binnen de afgesproken tijd bezorgd; gemiddeld zo’n 95% wel, maar de rest niet. Er kunnen diverse redenen zijn waarom de post vertraagt. De belangrijkste zijn:

  • Missorteringen. Dit kan worden veroorzaakt door een onduidelijk adres, maar ook door onzorgvuldigheid aan de kant van PostNL
  • Post die niet voldoet aan de normen. Dit kan zijn een verkeerde plaatsing van het adres ten opzichte van het afzenderadres, of adressen die te licht zijn afgedrukt, waardoor de leesmachines het niet kunnen lezen.
  • Grote drukte bij de post. Tijdens de kerstperiode is het traditioneel druk, maar ook op andere tijden kan het druk zijn. Over het algemeen is het aan het eind van de week drukker dan aan het begin.
  • Moeite bij het aantrekken van bekwaam personeel. In sommige regio’s is de arbeidsmarkt erg gespannen waardoor niet altijd even bekwaam personeel kan worden ingezet.

Aangetekende post

Aangetekende zendingen worden geregistreerd vervoerd. Voor ontvangst moet getekend worden door de geadresseerde of een huisgenoot. De zending wordt tijdens transport gevolgd met behulp van een streepjescode. Aangetekende zendingen worden niet op zaterdag afgeleverd. Bij verlies of beschadiging heeft u onder bepaalde omstandigheden recht op een schadevergoeding.

Let op: geen registerboek/aangetekend boek bij te voegen vanaf. 2013!
Een aangetekende zending dient niet langer voorzien te worden van een registerboek/aangetekend boek. Op de zending dient alleen nog de melding 'Aangetekend' vermeld te worden.

Om vergissingen te voorkomen is het noodzakelijk dat u de melding 'Aangetekend' op de volgende wijze aanbrengt, namelijk:

  • plaatsing boven het adres van de geadresseerde met inbegrip van een witregel afstand (0,5cm)
  • te voorzien van highlighting door gebruik van een markeerstift

Met het door ons, vanuit Post NL, verkregen digitale zendingsnummer in combinatie met de postcode van het bestemmingsadres, kan de zending gevolgd worden op internet via de tracking site.

Laatst Gewijzigd: 07-09-2016